JAMHURI YA MUUNGANO WA TANZANIA

BODI YA HUDUMA ZA MAKTABA TANZANIA (TLSB)

MFUMO JUMUISHI WA KITAIFA WA MAKTABA MTANDAO (iNDLS)

SERA YA FARAGHA

Programu ya Simu ya Mkononi na Tovuti

Toleo: 1.0
Tarehe ya Kuanza Kutumika: 20 Oktoba 2026

 

SERA, UCHAKATAJI WA TAARIFA NA USIRI

1. Tamko la Sera na Wigo wa Matumizi

Bodi ya Huduma za Maktaba Tanzania (TLSB) imejizatiti kulinda faragha na taarifa binafsi za watumiaji wa Mfumo Jumuishi wa Kitaifa wa Maktaba Mtandao (iNDLS). Sera hii inasimamia ukusanyaji, matumizi, uhifadhi, ufichuaji, usalama na ufutaji wa taarifa binafsi zinazokusanywa au kuchakatwa kupitia programu ya simu na tovuti ya iNDLS.

Sera hii inawahusu wanachama wa maktaba, wanafunzi, watafiti, watoto, waandishi, wachapishaji, wataalamu wa maktaba na taasisi zinazoshiriki katika mfumo huu. TLSB itachakata taarifa binafsi kwa kuzingatia sheria zinazotumika nchini Tanzania, zikiwemo Sheria ya Ulinzi wa Taarifa Binafsi, Na. 11 ya mwaka 2022, Kanuni za Ulinzi wa Taarifa Binafsi (Ukusanyaji na Uchakataji wa Taarifa Binafsi), za mwaka 2023, pamoja na Sheria ya Huduma za Maktaba Tanzania, Sura ya 102, Toleo Lililorekebishwa la mwaka 2023.

TLSB itatekeleza majukumu ya mdhibiti wa taarifa binafsi na kuhakikisha kuwa taarifa hizo zinachakatwa kwa njia halali, ya haki, yenye uwazi na usalama, na kwa madhumuni halali yaliyobainishwa pekee.

2. Ukusanyaji na Matumizi ya Taarifa Binafsi

TLSB itakusanya taarifa zinazohitajika tu kwa ajili ya kutoa huduma za maktaba, kusimamia uanachama, kushughulikia miamala, kudumisha usalama na kutekeleza wajibu wa kisheria. Taarifa hizo zinaweza kujumuisha taarifa za utambulisho na uanachama, mawasiliano, shughuli za matumizi ya maktaba, kumbukumbu za malipo, mawasiliano ya huduma na kumbukumbu za kiufundi zinazohusiana na usalama wa mfumo.

Taarifa zinaweza kupatikana moja kwa moja kutoka kwa watumiaji, taasisi zinazoshiriki, wawakilishi walioidhinishwa, kumbukumbu za mfumo na watoa huduma husika. Taarifa binafsi nyeti na nyaraka za utambulisho zitakusanywa tu pale ambapo kufanya hivyo ni halali na ni muhimu, kwa kuzingatia kinga zinazotakiwa kisheria. Taarifa za malipo zinazoingizwa moja kwa moja kwenye mfumo wa mtoa huduma wa malipo zitashughulikiwa na mtoa huduma huyo.

TLSB itatumia taarifa binafsi kwa ajili ya kusimamia akaunti, kuazima vitabu, uwekaji nafasi, faini, usajili wa huduma, rasilimali za kielektroniki, huduma kwa wateja, arifa muhimu, usalama wa mfumo, ukaguzi na utoaji wa takwimu kwa mujibu wa sheria.

3. Usiri wa Usomaji na Uchakataji Halali wa Taarifa

TLSB inatambua kuwa maslahi ya usomaji, utafutaji wa taarifa na historia ya uazimishaji wa vitabu vinaweza kufichua taarifa za faragha au nyeti za mtumiaji. Upatikanaji wa taarifa zinazoweza kumtambulisha mtumiaji na zinazohusu shughuli zake za maktaba utawekewa mipaka kwa watumishi walioidhinishwa wenye majukumu halali ya huduma, usalama au utekelezaji wa sheria. Taarifa hizo hazitafichuliwa kwa umma wala kutumiwa kwa madhumuni yasiyohusiana na huduma bila msingi halali wa kisheria.

Pale ambapo kumtambua mtu binafsi si lazima, zitatumika taarifa zilizojumlishwa au zilizofanywa zisiweze kumtambulisha mtu. Taarifa za kibibliografia zinazopatikana kwa umma zitatenganishwa na taarifa binafsi za uanachama, mawasiliano na malipo. TLSB haitauza wala kukodisha taarifa binafsi, wala kuzitumia kwa matangazo yanayolenga watumiaji kwa niaba ya watu au taasisi za nje.

Uchakataji wa taarifa utategemea msingi halali unaotumika, ikiwemo utekelezaji wa majukumu yaliyowekwa kisheria, utoaji wa huduma zilizoombwa, utimizaji wa wajibu wa kisheria au ridhaa pale inapohitajika. Kutumia iNDLS au kusoma Sera hii hakumaanishi kutoa ridhaa ya jumla kwa matumizi yote ya taarifa binafsi. Pale ridhaa inapohitajika, watumiaji watajulishwa madhumuni ya uchakataji na kupewa njia ya kuiondoa ridhaa hiyo. Mawasiliano muhimu kwa ajili ya utoaji wa huduma yatatenganishwa na ujumbe wa hiari wa matangazo.

4. Ruhusa za Programu na Uchambuzi wa Matumizi

Programu inahitaji muunganisho wa intaneti ili kutoa huduma za maktaba Mtandao. Ruhusa za hiari zinaweza kujumuisha matumizi ya kamera kwa ajili ya kusoma misimbo ya QR, upatikanaji wa picha zilizochaguliwa kwa ajili ya kuweka picha za wasifu na ruhusa ya kupokea tarifa za vikumbusho na tahadhari za usalama. Watumiaji wanaweza kusimamia ruhusa hizo za hiari kupitia mipangilio ya vifaa vyao.

Programu haitafikia orodha ya anwani, kurekodi sauti kupitia maikrofoni au kukusanya taarifa sahihi za mahali mtumiaji alipo, isipokuwa pale ambapo huduma inayotolewa inahitaji kufanya hivyo na ukusanyaji husika umeelezwa ipasavyo.

Toleo la iNDLS 1.0 lililotolewa halitumii programu za uchambuzi wa matumizi zinazomilikiwa na wahusika wengine wala mitandao ya matangazo. Kumbukumbu za ndani za uchunguzi wa hitilafu na usalama zitatumika kusaidia matengenezo ya mfumo, ufuatiliaji wa utendaji na utambuzi wa matukio ya kiusalama, kwa kuzingatia kinga zinazofaa na mipaka ya muda wa kuhifadhi taarifa.

 

USALAMA, MUDA WA UHIFADHI NA HAKI ZA WATUMIAJI

5. Ushirikishwaji, Uhifadhi na Usalama wa Taarifa

TLSB itashirikisha taarifa binafsi pale tu ambapo kufanya hivyo ni halali, ni muhimu na kunalingana na madhumuni husika. Wapokeaji walioidhinishwa wanaweza kujumuisha watumishi wa TLSB, maktaba zinazoshiriki, watoa huduma za mifumo ya kompyuta na uhifadhi wa data serikalini, GePG na huduma za malipo za Hazina, watoa huduma za arifa, watoa huduma za maudhui ya kielektroniki na mamlaka za umma zenye uwezo wa kisheria pale ambapo ufichuaji wa taarifa umeidhinishwa au umetakiwa na sheria. Watoa huduma hao watawekewa masharti yanayofaa ya usiri na usalama wa taarifa.

Taarifa binafsi zitahifadhiwa na kuchakatwa ndani ya Jamhuri ya Muungano wa Tanzania, huku miundombinu mikuu ikiwa Dar es Salaam na miundombinu ya kurejesha huduma baada ya maafa ikiwa Dodoma. Uhamishaji wa taarifa kwenda nje ya nchi hautafanyika chini ya Sera hii isipokuwa pale ambapo masharti ya sheria husika, vibali na kinga zinazotakiwa yatakuwa yametimizwa.

TLSB itatekeleza hatua zinazofaa za usalama, zikiwemo mawasiliano salama, udhibiti wa upatikanaji wa taarifa, hatua za uthibitishaji wa watumiaji, ufuatiliaji wa usalama, nakala rudufu zilizosimbwa kwa njia fiche, matengenezo ya mfumo na masharti ya usiri kwa watumishi.

Uvunjifu unaoshukiwa au uliothibitishwa wa usalama wa taarifa binafsi utatathminiwa, kudhibitiwa, kuchunguzwa na kuwekwa katika kumbukumbu. Taarifa kwa Tume ya Ulinzi wa Taarifa Binafsi (PDPC) na watu walioathirika zitatolewa pale ambapo sheria inahitaji kufanya hivyo.

6. Muda wa Kuhifadhi na Ufutaji wa Taarifa

TLSB itahifadhi taarifa binafsi kwa muda unaohitajika tu ili kutimiza madhumuni yaliyokusudiwa au kwa muda mwingine unaoruhusiwa au unaotakiwa na sheria. Vipindi vilivyoidhinishwa vya kuhifadhi taarifa ni pamoja na:

• Akaunti zisizotumika: Zitapitiwa baada ya miezi 60 ya kutotumika. Baada ya hapo, mtumiaji atapewa taarifa, kipindi cha siku 90 cha kuhuisha akaunti na hatua za ufutaji salama zitatekelezwa pale inapofaa.
• Kumbukumbu za Uazimishaji Machapisho : Zitahifadhiwa kwa muda wa miamala inayoendelea na kipindi kinachotumika cha kutatua migogoro. Historia ya ziada ya usomaji inayomtambulisha mtumiaji itahifadhiwa tu pale ambapo mtumiaji amechagua kutumia kipengele cha orodha binafsi ya usomaji.
• Kumbukumbu za utafutaji: Zitafanywa zisiweze kumtambua mtu baada ya miezi sita.
• Kumbukumbu za kifedha: Zitahifadhiwa kwa miaka saba kuanzia mwisho wa mwaka husika wa fedha.
• Kumbukumbu za usaidizi na malalamiko: Zitahifadhiwa kwa miaka mitatu baada ya suala husika kufungwa, isipokuwa pale ambapo muda wa ziada unaruhusiwa au unatakiwa kisheria.
• Kumbukumbu za usalama: Zitahifadhiwa kwa miezi 12.
• Nakala rudufu za taarifa: Zitafutwa au kubadilishwa kwa kuandikwa juu yake kwa mujibu wa mzunguko uliowekwa wa siku 90.

Taarifa ambazo muda wake wa kuhifadhi umeisha zitafutwa kwa usalama au zitabadilishwa kwa namna isiyowezesha kumtambua mtu, isipokuwa pale ambapo kuendelea kuzihifadhi kuna sababu halali ya kisheria. Taarifa zitakazohifadhiwa zaidi ya muda wa kawaida zitadhibitiwa na kutumiwa kwa madhumuni yanayohalalisha uhifadhi huo pekee.

7. Watoto na Haki za Watumiaji

TLSB itatekeleza hatua zinazofaa za kulinda faragha ya watoto walio chini ya umri wa miaka 18. Pale ambapo ridhaa ya mzazi, mlezi au mwakilishi mwingine aliyeidhinishwa kisheria inahitajika, ridhaa hiyo itapatikana na kuthibitishwa. Taarifa za watoto hazitatumiwa kwa matangazo yanayolenga watumiaji kwa niaba ya wahusika wengine wala kwa uchambuzi usiofaa wa tabia zao.

Kwa kuzingatia sheria zinazotumika, watumiaji wanaweza kuomba:

• Kupata taarifa zao binafsi.
• Kusahihisha taarifa zisizo sahihi.
• Kufuta taarifa zao pale ambapo sheria inaruhusu.
• Kuzuia au kupinga uchakataji wa taarifa pale ambapo haki hiyo inatumika.
• Kuondoa ridhaa waliyotoa.
• Kupitiwa upya kwa maamuzi yanayotokana na uchakataji wa kiotomatiki pale ambapo masharti ya kufanya hivyo yametimizwa.

Watumiaji wanaweza pia kuwasilisha malalamiko kwa TLSB au PDPC.

8. Kufuta Akaunti na Kuwasilisha Malalamiko

Watumiaji wanaweza kuomba kufutwa kwa akaunti zao kupitia programu au tovuti ya TLSB, pale ambapo huduma hiyo inapatikana, au kwa kutuma barua pepe kwa info@tlsb.go.tz yenye kichwa cha habari: “iNDLS Account Deletion Request”.

Mtumiaji anapaswa kutoa anwani ya barua pepe au namba ya simu iliyosajiliwa kwenye akaunti yake na, ikiwa inapatikana, namba yake ya uanachama. Nywila, PIN au misimbo ya uthibitishaji haitakiwi kutumwa.

TLSB itathibitisha utambulisho wa mwombaji, kutathmini masharti ya kisheria yanayohitaji taarifa zihifadhiwe na kuwasilisha uamuzi pamoja na utaratibu wa kukamilisha ombi hilo.

Kusimamisha au kuzima akaunti hakumaanishi kuwa taarifa zimefutwa. Taarifa zinazohitajika kwa madhumuni ya kisheria, kifedha, ukaguzi, usalama au utatuzi wa migogoro zinaweza kuendelea kuhifadhiwa kwa kipindi kinachotumika na zitadhibitiwa ili zitumike kwa madhumuni hayo pekee.

9. Mapitio ya Sera na Mawasiliano

TLSB itapitia Sera hii mara kwa mara na kila inapohitajika kutokana na mabadiliko ya sheria, teknolojia au taratibu za uchakataji wa taarifa. Mabadiliko makubwa yatawasilishwa kwa watumiaji kwa njia zinazofaa, na ridhaa ya ziada itapatikana pale ambapo sheria inahitaji kufanya hivyo.

Afisa wa Ulinzi wa Taarifa Binafsi

Bodi ya Huduma za Maktaba Tanzania (TLSB)

Bibi Titi Mohamed Road, S.L.P. 9283, Dar es Salaam, Tanzania.

• Barua pepe: info@tlsb.go.tz
• Simu: +255 22 2150048/9 au +255 22 2151100
• Tovuti: www.tlsb.go.tz
• Tovuti ya iNDLS: https://idlibtaifa.tlsb.go.tz
• Tume ya Ulinzi wa Taarifa Binafsi (PDPC): https://www.pdpc.go.tz

Mmiliki wa Waraka: Bodi ya Huduma za Maktaba Tanzania (TLSB)
Ofisi Inayohusika: Afisa wa Ulinzi wa Taarifa Binafsi
Toleo: 1.0
Tarehe ya Kuanza Kutumika: 20 Oktoba 2026

TLSB itasimamia taarifa binafsi kwa uwajibikaji, kulinda usiri wa usomaji, kuhakikisha usalama wa huduma za maktaba Mtandao na kulinda haki za watumiaji kwa mujibu wa sheria zinazotumika nchini Tanzania.